+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Внедрение электронного документооборота с контрагентами

Я сегодня свободна.. хочешь посмотреть мои интимные фото!?

Какие направления внутреннего и внешнего электронного документооборота актуальны в настоящее время? Чего ожидают компании от внедрения электронного документооборота? Как организовать проект по его внедрению? Какую пользу может принести цифровизация юридически значимых электронных документов с контрагентами?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Линейка продуктов собственной разработки для построения экосистемы управления документами: комплексная автоматизация процессов с возможностью глубокой кастомизации. Единая платформа хранения и использования цифрового контента.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Специфика электронного документооборота ЭД для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи.

Наверное, не нужно объяснять, насколько упростило бы жизнь многим территориально распределенным организациям активное использование электронной подписи и насколько снизились бы расходы на поддержание физического документооборота. Уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее ЭД в этой сфере. Каждый субъект права а это в конечном счете — всегда физическое лицо должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись.

Теоретически любой человек уже сейчас имеет возможность получить свой электронный идентификатор. Но создание, хранение, обновление и аутентификация этой подписи потребует определенных затрат. Другая сложность: далеко не все подзаконные акты предусматривают электронное делопроизводство. Во многих ситуациях требуется физическая подпись и бумажный документ. Это сводит на нет все усилия по созданию ЭД. Например, уже больше года законодатели пытаются вывести в электронный вид документооборот по НДС.

Это шаг вперед, который упрощает учет, проверку. Но если счета-фактуры передаются по электронным каналам, компаниям все равно приходится перевозить бумажные акты, накладные, без которых налоговые органы не принимают электронные документы.

Поэтому бизнес-процессы разбиваются на сегменты, которые требуют или не требуют бумажного документооборота, и ЭД внедряется частями. При удачном внедрении и правильно настроенных бизнес-процессах что нужно для этого — мы поговорим позже ускоряется время обработки документов, сокращаются потери при пересылке. В системе ЭД многие поля документов заполняются автоматически, уменьшается количество ошибок.

Процесс становится прозрачным. Продукты на рынке Как отмечает Татьяна Елизарова, руководитель отдела продаж и маркетинга компании DigitalDesign, автоматизация функций бухгалтерии и кадровых служб в системе электронного документооборота ведется, как правило, в рамках общего внедрения системы либо в процессе модернизации и расширения функционала уже существующего решения. Отдельно только под эти подразделения система электронного документооборота обычно не закупается, поскольку такие проекты довольно дороги.

В целом все продукты для документооборота делятся по назначению: на системы для обслуживания бизнес-процессов и системы, больше ориентированные на хранение и поиск информации. Первые чаще всего и называются системами электронного документооборота, а вторые — системами управления базами знаний.

Можно воспользоваться продуктами на основе свободного программного обеспечения, например, AlfrescoECM. Система работает с различными СУБД, легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, поддерживает файлы любого формата и позволяет удаленно работать с корпоративным порталом.

По заявлениям разработчиков, это гибкий, легко настраиваемый и высокопроизводительный продукт. Но в области кадрового документооборота сейчас нет универсального продукта, распространенного так же, как 1С в бухгалтерии, и воспринимаемого как индустриальный стандарт.

Подготовка к внедрению Основная и самая сложная задача на этапе подготовки к внедрению системы документооборота — правильно описать все бизнес-процессы. Например, если возможность подписи определенного документа есть только у одного сотрудника, то при его отсутствии, болезни, командировке без административного вмешательства процесс зависнет. Не всегда системы настраиваются достаточно гибко, и порой поменять что-то в процессе работы довольно сложно.

С другой стороны, это недостатки не какого-либо продукта, а его первоначальной настройки. Теоретически можно изначально дать пользователям права на изменение некоторых структурных элементов в процессе эксплуатации. Но большинство систем все-таки жестко привязаны к структуре базы данных, которую нельзя оперативно менять. Важно продумать систему отслеживания документов, возможности передачи права подписи разным сотрудникам и т.

Для решения этой проблемы при настройке системы обычно создается возможность ставить пользователям задачи и отслеживать статус их выполнения, напоминать о неоконченных делах. А в регламенте работы СЭД часто предусматриваются штрафные санкции для сотрудников, превышающих установленный срок согласования документов. Но заранее продумать все варианты бизнес-процессов со всеми возможными отклонениями сложно.

Следующий аспект, который необходимо будет продумать при внедрении ЭД — это учетная политика. Электронная система сделает все процессы максимально прозрачными. При внедрении учитывают и психологические сложности: прежде всего, нужно будет получить описание требований к системе от всех вовлеченных в проект отделов компании, а затем согласовать эти требования между собой. Последнее бывает непросто выполнить, так как требования различных ключевых персон могут не только расходиться, но и порой противоречить друг другу.

Стоит учесть, что отнюдь не все сотрудники обрадуются прозрачной системе работы, некоторые из них будут склонны рассматривать это как ущемление своих прав и полномочий. Скажем, раньше секретарь мог манипулировать сотрудниками, откладывая подписание бумаг для одних и немедленно подавая на подпись директору бумаги других. С внедрением электронной системы такая возможность исчезнет. При внедрении электронный документооборот интегрируется с имеющейся системой учета.

Это осуществляется путем синхронизации справочников. Если обычно при внедрении ИТ-систем требуется донастройка имеющейся инфраструктуры, то бухгалтерские программы не требуют никаких изменений. СЭД — это источник документов для самой системы, позволяющий не вводить их вручную, а загружать из базы.

После обработки система возвращает обратно измененные документы или обновления для справочников. Организации необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде, отдельным приказом утвердить график электронного документооборота. Необходимо купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей ЭП. В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов ЭП.

Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но мы рекомендуем указать помимо ФИО доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи. Необходимо подготовить рабочие места с выходом в интернет, купить лицензию Крипто-Про, продумать, как и где будут храниться электронные документы.

Развитие электронного документооборота для кадров и бухгалтерии Мы уже перечислили выгоды от внедрения ЭД для кадров и бухгалтерии, поговорили об основных препятствиях для развития системы электронного документооборота в России. Теперь о перспективах электронного документооборота. Как отметила Татьяна Елизарова из DigitalDesign, автоматизация бухгалтерского документооборота в виде согласования договоров в России встречается часто каждый второй проект по внедрению СЭД.

Кадровый документооборот автоматизируется реже. Понимание пользы от такого внедрения есть, но до реализации оно доводится редко. Закон определяет требования по безопасности систем, обрабатывающих такую информацию: они должны пройти необходимую сертификацию ФСТЭК.

Думается, что в ближайшее время СЭД для бухгалтерии и кадров будет активно внедряться во множестве российских компаний. Серьезным толчком станет и введение электронного документооборота по НДС, потому что это увяжет документооборот большого количества разных компаний в одну логическую цепочку.

Более сильные игроки рынка и ритейлеры будут диктовать свои правила слабым, которым также придется вводить СЭД. Ведь для компании есть смысл вести электронный документооборот по НДС только со всеми своими контрагентами сразу. Стимулирует внедрение электронного документооборота и интеграция с зарубежными партнерами. В большинстве стран Западной Европы практически отсутствуют бумажные счета за товары и услуги, они заменяются электронными.

Соответственно, можно спрогнозировать, что так будет и с электронным документооборотом между компаниями. В этой ситуации процесс будет проходить быстрее. Технически и российские компании, и налоговые инспекции сегодня подготовлены к электронному документообороту намного лучше, нежели в начале века. Удобство электронных документов и экономические выгоды электронного документооборота очень скоро заставят компании задуматься над тем, чтобы совсем отказаться от бумажных документов.

Все законодательные инициативы также способствуют развитию электронного документооборота. Сейчас активно идет работа по переводу в электронный вид первичных бухгалтерских документов. Законодательством утвержден новый статус компаний, предоставляющих услуги по передаче электронных документов: на государственном уровне возникает еще один поставщик услуг — оператор электронного документооборота. Через таких операторов будут передаваться электронные документы.

Операторы электронного документооборота смогут оказать компаниям помощь во внедрении электронного документооборота на предприятии и в решении всех технических вопросов. Ведущие операторы уже работают с контролирующими органами по вопросам развития электронного документооборота.

Перспективами в области электронного документооборота станут: перевод всех взаимоотношений между организациями в электронный вид, расширение спектра передаваемых электронных документов, представление документов в контролирующие органы в электронном виде, организация электронных архивов. Оставьте заявку. Нажимая на кнопку "Отправить", вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Откликнуться на вакансию. Образование Образование Высшее Среднее Начальное.

Прикрепить файл…. Заявка на участие в мероприятии. Подписаться на новости. Подписаться на публикации.

Как успешно внедрить электронный документооборот: опыт практиков

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает. Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках.

Вы точно человек?

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью. Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах. Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Система электронного документооборота (СЭД): можно ли автоматизировать хаос?

Одной из ключевых задач предприятия является создание определенных условий для взаимодействия и работы с другими компаниями. Именно по этой причине в настоящее время все фирмы стараются переходить с бумажного на электронный документооборот между организациями. В самое ближайшее время такой способ передачи данных станет основным для всех предприятий нашей страны.

Какие преимущества это дает?

Специфика электронного документооборота ЭД для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи.

ЛОГИКА: ЮЗ ЭДО

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей.

При выборе системы электронного документооборота ЭДО помимо ценового критерия важно учесть особенности бизнес-процессов компании. При этом целесообразно отталкиваться от того, какие системы учета она уже использует.

Как запустить электронный документооборот между организациями

Что следует сделать для начала обмена? Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Что делает бухгалтер?

Электронный документооборот: как оформить?

Взаимодействует с другими исполнительными органами государственной власти Ульяновской области при рассмотрении вопросов инвестиционной политики и развития государственно-частного партнерства в Ульяновской области.

Осуществляет разработку предложений и рекомендаций по совершенствованию нормативных правовых актов, необходимых для формирования благоприятного инвестиционного климата и развития государственно-частного партнерства в установленной сфере деятельности Агентства.

Разрабатывает предложения и рекомендации по устранению избыточных административных барьеров и привлечению инвестиций в установленной сфере деятельности Агентства. Разрабатывает предложения и рекомендации относительно привлечения инвестиций для реализации проектов в Ульяновской области с использованием механизмов государственно-частного партнерства.

Разрабатывает предложения и рекомендации относительно участия органов государственной власти Ульяновской области в реализации соглашений о государственно-частном партнерстве. Осуществляет содействие в продвижении в Ульяновской области социально значимых проектов с использованием механизмов государственно-частного партнерства.

Разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию маркетинга в установленной сфере деятельности Агентства.

Особенности электронного документооборота состоят в том, что акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует. . электронный документооборот с контрагентами регулируется.

Современные направления развития электронного документооборота предприятий

Вкратце о проблемах: У нас в МКД постепенно накапливаются не решённые проблемы. Например, не решён вопрос по ИПУ за отопление, мелкие вопросы по инженерным системам, неправильный расчет за "содерж и ремонт" за 18г. У меня наложен арест по исполнительному производству на мою долю. Могу ли я прописать детей в дом.

Обращайтесь к нам, чтобы получить ответы юриста или адвоката на любые вопросы о действующих правах военнослужащих. От вопросов обеспечения семей военных жильём, пособиями и пенсиями, до любых вопросов, связанных с несением службы. Специализированный военный юрист из Чебаркуля поможет вам разобраться во всех деталях законодательства РФ и по вашему желанию возьмётся за комплексное решение практически любых проблем во всех сферах военного права.

Для успешного решения проблем, связанных с нарушением прав военных, или с защитой военнослужащих, совершивших преступление, воспользуйтесь услугами военного адвоката из Чебаркуля.

Продажа Toyota Corolla Цена 260 000 q руб. Круизы-2020 из Владивостока по Корее и Японии Цена от 74 526 руб.

Врач в карточке беременной указывает предполагаемую дату родов. Можно попросить врача поставить дату на несколько дней или даже на неделю раньше, если не хочется дольше работать, но он не обязан это делать. Врач определил точную дату и сказал, когда прийти за листом нетрудоспособности. Для оформления больничного надо взять:Врач выпишет больничный лист и даст справку о постановке на учет в ранние сроки.

Но сегодня речь пойдет о том как получить…Оказывается, что можно совершенно бесплатно узнать некоторую информацию по недвижимости, которая может оказаться полезной. Это касается совершенно любой недвижимости: квартира, земельный участок, индивидуальный жилой дом, здание, нежилое помещение…Очень часто у собственников квартир, комнат, домов возникают совершенно оправданные опасения: Что будет, если я кого-то зарегистрирую в своей квартире.

Какие права будет иметь прописанный.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Гаврила

    Хороший пост! Читать мне было интересно. Теперь буду еще чаще заглядывать к вам на блог.

  2. Борислав

    судя по рейтингу можно брать